Privacyverklaring

Stichting Dorpshuis Egmond-Binnen verwerkt persoonsgegevens. We doen dit met respect voor ieders rechten en verwachtingen. Persoonsgegevens vragen we alleen waar en voor zover dat nodig is. Wij gebruiken uw gegevens ook niet zonder uw instemming om u iets toe te sturen. Wij willen u over de verwerking van uw persoonsgegevens graag duidelijk en transparant informeren. In deze privacyverklaring geven we antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Stichting Dorpshuis Egmond-Binnen.

Wat zijn persoonsgegevens?
Dat zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden, spreken we van persoonsgegevens. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
• Online bezoekers van onze website: www.deschulp.nl;
• Deelnemers aan één van onze cursussen;
• Nieuwsbriefabonnees;
• Personeelsleden en vrijwilligers;
• Mensen die aan een stichting, vereniging, bedrijf of organisatie verbonden zijn, waarmee wij een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Waarvoor worden de persoonsgegevens verwerkt?
Als u een relatie aangaat met ons, hebben we persoonsgegevens nodig. Welke persoonsgegevens dat zijn en de reden waarvoor we ze nodig hebben, is afhankelijk van de relatie die u met ons aangaat.

Online bezoeker (aanmelding cursussen)
Met behulp van uw gegevens op het inschrijfformulier, zorgen wij voor een goede afhandeling van uw deelname aan één van onze cursussen. Hiertoe dienen uw naam en adresgegevens, geslacht alsmede telefoonnummer, e-mailadres en banknummer te  worden opgegeven. Dit alles om u te kunnen informeren over de start en/of wijzigingen van de lessen. De bankgegevens dienen om de cursusbijdragen te innen via eenmalige incasso.

Nieuwsbrief-abonnees
Met behulp van uw gegevens kunnen wij zorgdragen voor een goede afhandeling van de bezorging van de digitale nieuwsbrief. Hiertoe verzamelen wij uw e-mailadres. Deze laatste om te kunnen zien kunnen hoe onze groep belangstellenden is samengesteld en uit welk dorp of stad belangstellenden afkomstig zijn.

Vrijwilligers
Met behulp van uw gegevens kunnen wij met u contact onderhouden over uw inzet voor onze organisatie. Wij gebruiken uw naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer en -indien van toepassing- uw bankrekeningnummer voor het volgende:
– Contact met u te onderhouden en u te informeren over werk gerelateerde zaken en voor het beantwoorden van eventuele vragen.
– Het regelen van verzekeringen en indien van toepassing uw vrijwilligersvergoeding.
­- De toezending van onze nieuwsbrief.

Klanten verhuur zalen en sporthal
Met gegevens van huurders kunnen wij zorgdragen voor een goede uitvoering van de geplande activiteit en de bijbehorende wensen voor faciliteiten en/of catering. Met de gegevens kunnen wij vervolgens de geleverde diensten factureren. Hiertoe verzamelen wij complete naam- en adresgegevens, contactpersoon, e-mailadres en telefoonnummers.

Personeelsleden en oproepkrachten
Met behulp van uw gegevens dragen wij zorg voor een goede uitvoering van ons personeelsbeleid en een tijdige en juiste betaling van lonen en overige vergoedingen, alsmede voor het doen van loonopgaves aan Belastingdienst, UWV en pensioenfonds. Hiertoe verzamelen wij uw complete naam- en adresgegevens, BSN-nummer en banknummer, telefoonnummers, e-mailadres, gegevens van uw partner en samenlevingsvormen.   

Foto’s
Rondom activiteiten die in ons gebouw plaatsvinden worden geregeld foto’s gemaakt. De foto’s gebruiken wij uitsluitend voor verslaglegging van die activiteiten op sociale media en/of website. Als deelnemer aan cursussen en/of evenementen in ons gebouw, stemt de deelnemer, tenzij hij/zij voorafgaand aan zijn/haar deelname van de activiteit schriftelijk bij de organisator hiertegen bezwaar heeft aangetekend, in met de mogelijkheid van het publiceren van de foto’s. Mocht er een foto van u op onze website of sociale media staan en heeft u hiertegen bezwaar, dan kunt u dit schriftelijk kenbaar maken door een email te sturen aan info@deschulp.nl. Wij zullen dan zo snel mogelijk contact met u opnemen om de juiste foto van website/social media te verwijderen.

Verwerken wij bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Stichting Dorpshuis Egmond-Binnen verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens.

Hoe gaat Stichting Dorpshuis Egmond-Binnen met mijn persoonsgegevens om?
Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer dan noodzakelijk bewaard voor normaal gebruik binnen de organisatie of het doel waarvoor zij zijn verwerkt.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens kunnen alleen worden geraadpleegd door een daartoe aangewezen bestuurslid of medewerker, alsmede door de medewerker(s) van het administratiekantoor die hiertoe – gelet op hun functie/taak- toegang moet(en) hebben. Met hen delen we persoonsgegevens t.b.v. de personeelsadministratie en voor de incasso van cursusbijdragen en verwerking van facturen. Tevens delen we gegevens met het bedrijf dat zorgdraagt voor de verwerking van de nieuwsbrief. Gegevens van cursisten (met uitzondering van banknummers) worden gedeeld met docenten van de cursussen, zodat zij weten wie deelneemt.

Met al deze bedrijven is een verwerkersovereenkomst afgesloten. In een verwerkersovereenkomst worden afspraken gemaakt over de gegevensverwerking en de technische en organisatorische maatregelen die getroffen worden om bij de uitvoering van de overeenkomst te handelen conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen de organisatie
Wij gebruiken gegevens nooit voor een ander doel dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt zijn.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
• Cursisten
   Inschrijfformulieren worden na drie jaar vernietigd.
• Personeelsgegevens
Worden bewaard conform de wettelijk verplichte termijn.

• Nieuwsbrief-abonnees
   De gegevens worden bewaard tot het moment van afmelding. Afgemelde accounts worden maandelijks algeheel verwijderd.
• Vrijwilligers
   De gegevens gerelateerd aan uw vrijwilligersverband worden normaliter tot één jaar na overeenkomst bewaard. Indien wij ze langer willen bewaren, wordt hier expliciete toestemming voor gevraagd en de reden helder geformuleerd. Het gaat hierbij om de volgende persoonsgegevens: naam, e-mailadres en woonadres. Gegevens van vrijwilligers met eenvergoeding worden bewaard voor zover er een wettelijke verplichting geldt.
• Klanten zaalverhuur
De gegevens gerelateerd aan de zaalverhuur worden bewaard conform de wettelijke bewaartermijn die geldt voor financiële gegevens van bedrijven en organisaties.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is Stichting Dorpshuis Egmond-Binnen gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Kan ik zien welke gegevens van mij zijn verwerkt?
• Cursisten: Door een afspraak te maken, kunt u uw gegevens komen inzien op het kantoor in De Schulp.
• Nieuwsbriefabonnees: Onder elke nieuwsbrief staat een link waarmee u zich direct kunt afmelden. U zult dan geen nieuwsbrieven meer ontvangen.
• Vrijwilligers/personeel: Door een afspraak te maken, kunt u uw gegevens op het kantoor van De Schulp komen inzien.
• Klanten zaalverhuur: Door een afspraak te maken, kun u uw gegevens op het kantoor van De Schulp komen inzien.

Hoe zijn mijn gegevens beveiligd?
Uw gegevens worden veilig bewaard. Incasso van cursusbijdragen worden uitgevoerd m.b.v. de software die de bank voor incasso ter beschikking stelt. Computers op het kantoor zijn beveiligd met wachtwoorden.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Stichting Dorpshuis Egmond-Binnen kunt u altijd contact opnemen via info@deschulp.nl Komt u er samen met ons niet uit, dan kunt u contact opnemen met Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen privacyverklaring
Stichting Dorpshuis Egmond-Binnen behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring.

versie 25 mei 2018